Aufgaben
Alles, was jemand tun muss, damit ein Auftritt stattfindet: den Bus buchen, den Vertrag zurückschicken, die Plakate abholen. Jede Aufgabe hat einen Titel, eine Frist, eine Wichtigkeit und eine zuständige Person - oder bleibt bewusst allgemein, wenn sie noch niemandem gehört.
Aufgaben lassen sich einem Auftritt zuordnen. Dann stehen sie nicht lose in einer langen Liste, sondern gehören sichtbar zu dem Termin, um den es geht - und mit dem Auftritt fällt auch die Frage weg, ob sie noch aktuell sind.
Liste oder Board - dieselben Aufgaben, zwei Blickwinkel
Die Liste ist die Sicht auf das Dringende: sortiert nach Frist, mit dem Überfälligen oben. Sie beantwortet die Frage „was muss diese Woche passieren?“.
Das Board zeigt dieselben Aufgaben in drei Spalten - Offen, In Arbeit, Fertig - und beantwortet die Frage „wo stehen wir gerade?“. Verschoben wird per Ziehen; wer eine Aufgabe anfängt, zieht sie eine Spalte weiter, und die ganze Band sieht das.
Umgeschaltet wird oben rechts, mit einem Schalter, der beide Ansichten nebeneinander zeigt; die zuletzt gewählte Ansicht merkt sich die App je Gerät, so dass es am Rechner beim Board und auf dem Telefon bei der Liste bleiben kann. Die Filter stehen davon getrennt darunter: nur die eigenen Aufgaben, nur die allgemeinen ohne Zuständige, oder die einer bestimmten Person, dazu die Einschränkung auf eine Show. Auf dem Telefon stecken sie hinter einem Filterknopf, der die Zahl der greifenden Filter trägt.
Umschalten, Filtern und Suchen geht ohne Warten: die Seite hat die Aufgaben schon dabei und sortiert sie im Browser neu. Nur beim Erledigten hört das irgendwann auf - nach Jahren sind das tausende, die niemand mehr durchsieht. Deshalb kommen die letzten paar hundert mit, und darunter steht, wie viele ältere es noch gibt. Die Zahlen in der Leiste oben zählen weiterhin alles.
Tags: wozu eine Aufgabe gehört
Die Zuständigkeit sagt, wer etwas tut - ein Tag sagt, wozu es gehört: Finanzen, Booking, Shop/Merch, Design, Online-Auftritt/Social Media, Live/Tourmanagement, Veröffentlichungen/Releases oder Allgemeines. Diese acht bringt jede Band als Vorschlag mit.
Eine Aufgabe kann mehrere Tags tragen - „Shirts für die Tour bestellen“ ist Merch und Tour zugleich. Gesetzt werden sie im Formular der Aufgabe, unter den Zuständigen; an der Karte stehen sie danach als kleine Plaketten mit Farbpunkt, in der Liste wie im Board.
In der Filterzeile über den Aufgaben steht für jeden Tag eine Pille. Ein Tipp wählt ihn an, ein zweiter wieder ab; mehrere zugleich heißen „einer davon genügt“ - wer Booking und Tour anklickt, sieht beides. Der Tag-Filter wirkt zusammen mit den übrigen: „meine Aufgaben im Booking“ ist eine Auswahl, kein Widerspruch.
Welche Tags es gibt, entscheidet die Band selbst: im Bandbereich unter „Aufgaben-Tags“ lassen sie sich umbenennen, umfärben, umsortieren, löschen und ergänzen - eine Band ohne Merch braucht keinen Merch-Tag, eine mit eigenem Proberaum vielleicht einen dafür. Das dürfen alle, die die Band verwalten. Wird ein Tag gelöscht, verschwindet er von den Aufgaben; die Aufgaben selbst bleiben.
Teilaufgaben: große Aufgaben in Schritten
Manche Aufgaben sind eigentlich mehrere: „Bus fürs Wochenende“ heißt Angebote einholen, Fahrer fragen, Anzahlung überweisen. Dafür hat jede Aufgabe unten auf ihrer Seite eine Liste „Teilaufgaben“ - Titel eintippen, Enter, fertig. Jeder Schritt lässt sich für sich abhaken.
Aus den abgehakten Schritten ergibt sich der Fortschritt: „2 von 3 erledigt · 66 %“ steht über der Liste, und dieselbe Leiste erscheint in der Aufgabenliste, im Board und bei den Aufgaben einer Show - so sieht man schon in der Übersicht, wie weit etwas ist, ohne es zu öffnen.
Jeder Schritt kann eine eigene zuständige Person bekommen, auch wenn die Aufgabe als Ganzes jemand anderem gehört. Wer einen offenen Schritt übernommen hat, findet die Aufgabe unter „Meine Aufgaben“. Abgehakte Schritte zählen dort nicht mehr.
Den Status der Aufgabe setzt das Abhaken nicht von selbst - auch mit allen Schritten erledigt bleibt es eine bewusste Entscheidung, sie auf „Fertig“ zu schieben. Teilaufgaben kommen dazu, sobald die Aufgabe gespeichert ist.
Erinnerung vor der Frist
Eine Frist allein hilft nur dem, der am richtigen Tag hinschaut. Deshalb trägt jede Aufgabe neben dem Fälligkeitstag ein Feld „Erinnern (Tage vorher)“: eine Zahl zwischen 1 und 90. So viele Tage vor der Frist bekommen die Zuständigen Bescheid - in der Glocke und, wer „Aufgabe bald fällig“ in seinen Benachrichtigungen angehakt hat, zusätzlich per Mail. Ist niemand zuständig, geht die Erinnerung an die ganze Band.
Die Erinnerung braucht ein Fälligkeitsdatum, sonst hat sie keinen Bezugspunkt; ohne Datum bleibt das Feld wirkungslos und die App sagt das beim Speichern. Sie kommt einmal, nicht täglich, und sie bleibt aus, sobald die Aufgabe auf „Fertig“ steht. Wer die Frist später verschiebt oder die Zahl ändert, bekommt die Erinnerung erneut - der Zähler fängt von vorn an.
Das ist etwas anderes als die automatischen Erinnerungen weiter unten: hier erinnert eine Aufgabe an sich selbst, dort entsteht eine Aufgabe aus einem Anlass.
Aufgaben, die von selbst entstehen
Nicht jede Aufgabe muss von Hand angelegt werden. Wer in einem Kommentar - an einem Auftritt, einem Song, einer Setlist oder einem Kontakt - jemanden mit @ erwähnt, erzeugt für diese Person automatisch eine Aufgabe, die zurück zum Kommentar führt.
Damit geht eine Frage, die jemand nebenbei im Kommentar stellt, nicht unter: sie taucht bei der angesprochenen Person in der Aufgabenliste auf, mit dem Weg zurück zum Zusammenhang.
Auf Wunsch entsteht auch eine Aufgabe, wenn ein bestätigter Auftritt näher rückt und noch keine Setlist dazu steht - der Schalter dafür sitzt unter „Automatische Erinnerungen“ am Fuß der Aufgabenseite, samt der Anzahl Tage vorher, ab der die Erinnerung kommen soll.
Ebenfalls auf Wunsch entsteht eine Aufgabe zu jeder neuen Anfrage - egal, ob sie über das Anfrage-Formular der Bandseite hereinkommt, im Postfach aus einer Mail heraus angelegt wird oder von Hand. Der Schalter sitzt daneben, samt der Anzahl Tage, nach denen die Antwort fällig ist. So bleibt keine Anfrage liegen, nur weil gerade niemand hingeschaut hat.
Schritt für Schritt
- Aufgabe anlegen: Titel, Frist, Wichtigkeit und wer zuständig ist.
- Unter „Tags“ ankreuzen, wozu die Aufgabe gehört - Booking, Finanzen, Merch; mehrere sind möglich.
- Unter „Erinnern (Tage vorher)“ eintragen, wie viele Tage vor der Frist die App nachfassen soll - das Feld braucht eine Frist, sonst hat es keinen Bezugspunkt.
- Wenn sie zu einem Auftritt gehört, ihn dabei auswählen - dann steht sie auch dort.
- Große Aufgaben auf ihrer Seite unter „Teilaufgaben“ in Schritte zerlegen, jedem Schritt bei Bedarf eine Person zuteilen und einzeln abhaken - der Fortschritt in Prozent steht danach an der Karte.
- Im Board per Ziehen von Offen über In Arbeit nach Fertig schieben.
- Über die Filter auf die eigenen, die allgemeinen oder die Aufgaben einer bestimmten Person einschränken, über die Tag-Pillen auf einen Bereich wie Booking - „Filter zurücksetzen“ räumt alles auf einmal weg.
- Im Bandbereich unter „Aufgaben-Tags“ die Vorschläge an die eigene Band anpassen: umbenennen, löschen, eigene ergänzen.
- Was in einem Kommentar zu tun ist, dort mit @ an die zuständige Person richten - die Aufgabe entsteht daraus von selbst.
- Unter „Automatische Erinnerungen“ am Fuß der Seite entscheiden, ob eine fehlende Setlist und eine neue Anfrage von selbst eine Aufgabe ergeben.
Anwendungsfälle
- Vor dem Auftrittstag auf einen Blick sehen, was noch offen und was schon überfällig ist.
- Aufgaben unterwegs am Telefon abhaken, ohne einen Rechner zu brauchen.
- Beim Bandtreffen das Board durchgehen, statt eine Runde „was ist noch offen?“ zu drehen.
- Eine Aufgabe ohne Zuständige anlegen, wenn noch nicht klar ist, wer sie übernimmt - und sie sich später jemand zuweist.
- Vor dem Gespräch mit der Agentur nur die Aufgaben mit dem Tag Booking ansehen.
- Die Vorbereitung einer Tour als eine Aufgabe mit Teilaufgaben führen - jeder hakt seinen Teil ab, und alle sehen, wie weit es ist.