Merch
Was am Merchtisch liegt, und was davon noch da ist: Produkte mit ihren Optionen - ein Shirt hat Größen, eine Cap Farben, eine Platte Formate -, Bestand je Kombination, Einkaufs- und Verkaufspreis, und die Geschichte dazu.
Am Abend wird nicht getippt, sondern gestrichen: große Knöpfe, ein Tipp je verkauftem Stück, für den Daumen und für schlechtes Licht gebaut. Pakete, Rabatte und die Zahlungsart laufen mit. Am Ende steht die Summe des Abends, der Kassenabgleich und - ein Klick - eine Einnahme in den Finanzen.
Diese App ist keine Kasse
Das Wichtigste zuerst, damit es niemand missversteht: Die App nimmt kein Geld an und ist kein Kassensystem. Sie hat keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), gibt keine Belege aus und ist nicht für eine Kassennachschau gebaut.
Das ist Absicht und keine Sparsamkeit: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung müsste all das mitbringen. Die Band kassiert deshalb weiter bar oder mit ihrem eigenen Kartenlesegerät; hier stehen Bestand und Summe.
Warum der Bestand keine einzelne Zahl ist
Eine Variante hat kein Feld, das jemand hoch- und runterdreht. Der Bestand ergibt sich aus festgehaltenen Bewegungen: Zugang (nachbestellt), Verkauf, Schwund oder Verschenktes, und Korrektur beim Nachzählen.
Der Unterschied merkt man erst hinterher, wenn jemand fragt, wo die vier Shirts hin sind. Mit einer bloßen Zahl bliebe nur Achselzucken; mit den Bewegungen steht da, wann welches Stück wohin ging - dieselbe Denkweise wie bei der doppelten Buchführung im Finanzteil.
Beim Nachzählen gibt man den Stand ein, den man gerade gezählt hat, nicht die Differenz. Was fehlt oder zu viel ist, steht danach als Korrektur in der Liste.
Ist ein einzelnes Stück weg oder verschenkt, führt „Schwund buchen" an seiner Variante direkt zum Schwundformular, die Variante schon ausgewählt - nur noch die Stückzahl eintragen.
Optionen und Varianten
Was es von einem Produkt in mehreren Ausführungen gibt, sind seine Optionen: „Größe" mit S bis XXL, „Farbe" mit Schwarz und Weiß, „Format" mit CD und LP. Welche Optionen ein Produkt hat, entscheidet ihr - die Vorlage je Produktart ist nur ein Vorschlag.
Die Varianten entstehen daraus als Kombinationen, jede mit eigenem Bestand: Farbe × Größe mit zwei und fünf Werten sind zehn Varianten. Was es nicht gibt - Rot in XXL -, wählt man ab. Eine abgewählte Variante mit Bestand wird stillgelegt, nicht gelöscht; ihre Geschichte bleibt.
Ein Wert lässt sich umbenennen, ohne dass etwas verloren geht: die Varianten zeigen auf den Wert, nicht auf seinen Text. Und wer bisher freie Zeilen „S", „M", „L" hatte und auf eine Option „Größe" umstellt, behält den Bestand - die Kombination übernimmt die Zeile mit derselben Beschriftung.
Ohne Optionen bleiben freie Zeilen, eine je Variante - für ein Poster in einer Ausführung genügt eine.
Jede Variante trägt außerdem eine SKU - einen freien internen Code zum Scannen am Merchtisch oder zum Abgleich mit einem Etikett, nicht erzwungen eindeutig - und lässt sich von der Bestandsverfolgung abmelden: dann geht sie nie als „knapp" oder „ausverkauft" durch, weder in der Übersicht noch auf der Bandseite, etwa weil sie auf Bestellung entsteht oder niemand sie mitzählen will.
Lieferung, Einkaufspreis und Gewinn
Was aus der Druckerei kommt, wird als Lieferung eingebucht: alle Größen auf einmal, dazu wahlweise der Einkaufspreis je Stück. Ein neuer Preis gilt ab dann für die gelieferten Varianten - ein zweiter Druck kostet oft etwas anderes als der erste. Von Hand setzt man je Variante nur einen abweichenden Verkaufspreis; der Einkauf kommt allein aus den Lieferungen.
Wer das Recht an den Finanzen hat, bucht die Rechnung im selben Schritt als Ausgabe auf „Wareneinsatz Merch" - mit dem Betrag, der auf der Rechnung steht, also samt Versand. Bei einer regelbesteuerten Band wird die Vorsteuer herausgerechnet.
Jeder Verkauf hält Verkaufs- und Einkaufspreis von damals fest. Daraus steht je Produkt, was es im letzten Jahr eingebracht hat: Stück, Einnahme, Wareneinsatz, was bleibt, und wie viel Rabatt dabei war.
Strichliste, Pakete und Rabatte
Hat ein Produkt genau zwei Optionen, stehen seine Knöpfe als Raster - Farbe in den Zeilen, Größe in den Spalten -, damit jede Größe immer an derselben Stelle liegt.
Oben auf der Strichliste steht die Zahlungsart, bar oder Karte. Sie bleibt eingestellt, bis jemand umstellt, und wird an jedem Strich festgehalten.
Ein Rabatt - Prozent oder fester Betrag - gilt für genau den nächsten Strich und fällt danach weg. Festgehalten werden Listenpreis und verlangter Preis, die Summe des Abends zeigt den Nachlass getrennt.
Ein Paket wie „Shirt + CD für 25 €" hat keinen eigenen Bestand. Verkauft verlassen die Stücke darin einzeln den Bestand, und der Paketpreis wird im Verhältnis ihrer Einzelpreise auf sie verteilt - so stimmen Bestand, Umsatzsteuer und die Auswertung je Produkt. Wo das Paket die Größe offen lässt, fragt die Strichliste beim Verkauf danach.
Kasse, Packliste und Rückzählung
Zum Abend gehören zwei Zahlen: das Wechselgeld zu Beginn und die gezählte Kasse am Ende. Dazwischen rechnet die App, was bar kassiert wurde, und zeigt die Differenz. Was mit Karte bezahlt wurde, zählt dabei nicht mit - es liegt nie als Schein in der Kasse.
In die Packliste kommt, was an diesem Abend mitgenommen wird. Die Strichliste zeigt dann „noch dabei" statt des ganzen Lagerbestands. Nach dem Abend wird zurückgezählt: was fehlt, wird einmal als Schwund gebucht, was mehr da ist, als Korrektur.
Nachbestellen
Jedes Produkt hat eine Warnschwelle - ohne eigene Angabe drei Stück. Was darunter liegt, steht oben in der Übersicht unter „Geht zur Neige".
Die Nachbestellhilfe am Produkt verteilt eine Bestellmenge auf die Größen: so, dass der Bestand danach zu den Verkäufen des letzten Jahres passt. Wer noch viele S im Karton hat, bekommt keine weiteren. Die Zahlen lassen sich ändern und als Aufgabe anlegen.
Der Abend und seine Abrechnung
Ein Verkaufsabend hängt an einem Auftritt - oder an keinem, denn verkauft wird auch mal bei einer Probe oder auf einem Stadtfest. Alle Striche dieses Abends gehören zu ihm.
Abgerechnet wird je Abend, nicht je verkauftem Shirt: sonst stünden sechzig Zeilen über 15 € im Journal, die niemandem etwas sagen. Es entsteht genau eine Einnahme auf dem Konto „Merchverkauf" - und ein zweites Abrechnen desselben Abends lässt die App nicht zu.
Ist die Band regelbesteuert, steckt im Verkaufspreis Umsatzsteuer. Sie wird beim Abrechnen herausgerechnet und je Satz auf ihr Konto gebucht, genau wie bei der Gage eines Auftritts. Welcher Satz im Preis steckt, steht am Produkt.
Der Wareneinsatz - was die verkaufte Ware im Einkauf gekostet hat - wird angezeigt, aber nicht gebucht. Er ist schon gebucht, als die Rechnung der Druckerei bezahlt wurde; ein zweites Mal zöge dasselbe Geld noch einmal aus der Bandkasse.
Wer darf was
Merch ist ein eigener Bereich mit eigenen Rechten - und genau dafür gibt es ihn. Am Merchtisch steht oft ein Helfer, eine Partnerin, ein Freund: die dürfen den Bestand sehen und Verkäufe eintragen, ohne damit Zugriff auf das Equipment der Band oder ihre Kaufbelege zu bekommen.
Das Abrechnen des Abends verlangt zusätzlich das Recht, in den Finanzen zu schreiben - dabei entsteht eine Buchung. Wer nur Striche machen darf, kann den Abend nicht abschließen. Dasselbe gilt für das Buchen einer Lieferungsrechnung; eine Nachbestell-Aufgabe verlangt das Recht an den Aufgaben.
Schritt für Schritt
- Produkt anlegen: Name, Art, Einkaufs- und Verkaufspreis. Dann die Optionen - „Vorlage übernehmen" setzt z.B. bei einem Shirt die Größen S bis XXL - oder freie Zeilen für ein Produkt ohne Ausführungen.
- Kombinationen, die es nicht gibt, abwählen. Weicht eine Variante im Preis ab - XXL kostet mehr -, steht der abweichende Preis in ihrer Zeile.
- Die Lieferung einbuchen: Stück je Variante, Einkaufspreis je Stück, und auf Wunsch die Rechnung als Ausgabe in den Finanzen.
- Pakete anlegen, wo es welche gibt: Name, Paketpreis, die Produkte darin.
- Verkaufsabend anlegen: Anlass, Datum, wahlweise der Auftritt dazu - und in die Packliste eintragen, was mitkommt.
- Am Abend auf der Strichliste tippen: ein Tipp je Stück, oben die Zahlungsart, bei Bedarf ein Rabatt für den nächsten Strich. Ein Fehlgriff lässt sich sofort zurücknehmen.
- Am Ende das Wechselgeld und die gezählte Kasse eintragen, zurückzählen - und „Abend abrechnen": die Summe wird als eine Einnahme in die Finanzen gebucht.
- Zwischendurch nachzählen: „Korrektur" mit dem gezählten Bestand - der Unterschied steht danach in der Liste. Fehlt ein einzelnes Stück, genügt „Schwund buchen" an der Variante.
- Wenn etwas zur Neige geht: am Produkt die Bestellmenge eintragen, den Vorschlag je Größe prüfen und als Aufgabe anlegen.
Anwendungsfälle
- Vor dem Auftritt sehen, welche Größen zur Neige gehen, und rechtzeitig in der richtigen Verteilung nachbestellen.
- Caps in drei Farben und Shirts in fünf Größen × zwei Farben pflegen, ohne fünfzehn einzelne Produkte anzulegen.
- „Shirt + CD für 25 €" als Paket anbieten und trotzdem wissen, wie viele CDs weg sind.
- Am Ende des Abends die Kasse zählen und sehen, ob es aufgeht - auch wenn die Hälfte mit Karte bezahlt hat.
- Nach der Tour sagen, was das Tourshirt nach Abzug des Einkaufs eingebracht hat.
- Am Merchtisch von einem Helfer verkaufen lassen, ohne ihm die Finanzen der Band zu öffnen.
- Nach dem Festival in zwei Minuten sagen, was der Abend eingebracht hat.
- Nach der Tour nachzählen und die Differenz als Schwund festhalten, statt sie stillschweigend verschwinden zu lassen.
- Am Jahresende sehen, was der Merchverkauf gebracht hat - als eigenes Konto, nicht als Teil der sonstigen Einnahmen.