Mails
Das Postfach der Band, direkt in der App. Anfragen lesen, beantworten, weiterleiten - ohne in ein anderes Programm zu wechseln und ohne dass drei Leute dieselben Zugangsdaten in ihr privates Mailprogramm eintragen müssen.
Der eigentliche Gewinn liegt darin, dass die App die Mails versteht. Sie weiß, welcher Absender schon ein Kontakt ist, sie erkennt eine Buchungsanfrage als solche und macht daraus auf Wunsch mit zwei Klicks einen Auftrittseintrag.
Dieser Bereich taucht erst auf, wenn ein Postfach eingerichtet ist. Bands ohne eigene Mailadresse sehen ihn gar nicht.
Das Postfach einrichten
Die App bringt keine Mailadresse mit, sondern verbindet sich mit dem Postfach, das die Band ohnehin hat - bei einem Hoster, bei einem Freemail-Anbieter oder auf dem eigenen Server.
Dafür gibt es zwei Wege, und die Band wählt einen davon.
Der eine: zwei Angaben, die jeder Mailanbieter in seiner Hilfe nennt - den Server zum Abholen der Mails (IMAP) und den zum Versenden (SMTP), jeweils mit Benutzername und Passwort. Beides wird einmal in den Bandeinstellungen hinterlegt. Bei Anbietern mit Zwei-Faktor-Anmeldung ist dafür meist ein eigenes Anwendungspasswort nötig - auch das erklärt der jeweilige Anbieter.
Der andere, für ein Postfach bei Gmail oder Google Workspace: „Postfach mit Google verbinden“. Ein Klick, eine Zustimmung bei Google, fertig - kein Anwendungspasswort, kein Freischalten von IMAP, nichts abzutippen. Die Verbindung gehört der Band und hat mit der Anmeldung an dieser App nichts zu tun: wer sich mit Passwort anmeldet, kann das Postfach trotzdem so verbinden.
Solange die Verbindung zu Google steht, wird darüber abgerufen; hinterlegte IMAP-Zugangsdaten bleiben dabei unangetastet stehen und gelten wieder, sobald die Verbindung gelöst wird. Zieht die Band die Zustimmung in ihrem Google-Konto zurück, sagt die App das beim nächsten Abruf - dann hilft nur neu verbinden.
Voraussetzung für den Google-Weg ist, dass die Verwaltung der Installation einen Google-Zugang hinterlegt hat (Verwaltung → Google). Ohne ihn zeigt die Einrichtung nur den Weg über IMAP/SMTP.
Aus einer Mail wird eine Anfrage
Kommt eine Mail herein, die nach einer Buchung aussieht - über das Anfrageformular der Bandseite oder an ihrer Formulierung erkannt -, weist die App darauf hin: „Das könnte eine Anfrage sein.“
Ein Klick öffnet einen Assistenten, der in zwei Schritten Kontakt und Auftrittsanfrage zusammen anlegt. Absender, Wunschtermin und Nachricht sind dabei schon eingetragen. Was sonst Abtippen wäre, ist damit erledigt.
Auch bei gewöhnlichen Mails hilft die Verbindung zum Adressbuch: Empfänger werden von dort ausgewählt statt abgeschrieben, und schreibt eine unbekannte Adresse, bietet die App an, daraus einen Kontakt zu machen. Entschieden wird das nie automatisch - der Vorschlag steht da, angenommen wird er von Hand.
Aufräumen
Posteingang, Gesendet und Papierkorb funktionieren wie in jedem Mailprogramm. In der Ordnerspalte steht neben jedem Ordner, wie viele Mails darin noch ungelesen sind - in der Liste selbst sind ungelesene Nachrichten am Punkt links und an der kräftigeren Schrift zu erkennen.
Für die Tage, an denen zwanzig Werbemails eintrudeln, lassen sich mehrere Mails auf einmal anhaken und zusammen löschen - oder, wenn das Postfach einen Spam-Ordner hat, gemeinsam als Spam melden.
Schritt für Schritt
- Zugangsdaten des Postfachs (Empfang und Versand) einmal in den Bandeinstellungen hinterlegen - sie stehen in der Hilfe des Mailanbieters.
- Posteingang, Gesendet und Papierkorb wie gewohnt nutzen.
- Beim Schreiben Empfänger aus dem Adressbuch auswählen, statt Adressen abzutippen.
- Bei einer unbekannten Adresse den Vorschlag annehmen, daraus einen Kontakt zu machen.
- Bei einer erkannten Buchungsanfrage den Assistenten öffnen, der Kontakt und Anfrage zusammen anlegt.
- Mehrere Mails anhaken und gemeinsam löschen oder als Spam melden.
Anwendungsfälle
- Eine Buchungsanfrage beantworten und dabei sofort sehen, ob der Absender schon ein bekannter Veranstalter ist.
- Eine Anfrage mit zwei Klicks in einen Auftrittseintrag verwandeln, samt Termin und Nachricht.
- Als Band mit einer gemeinsamen Adresse arbeiten, ohne dass jeder das Passwort in sein privates Mailprogramm einträgt.
- Eine Welle Werbemails in wenigen Klicks loswerden, statt jede einzeln zu öffnen.
- Später nachlesen, was mit einem Veranstalter besprochen wurde - der Verlauf steht auch an seinem Kontakt.
Zum Nachlesen
- App-Passwörter für ein Google-Konto - nötig, wenn ihr Gmail über IMAP statt über die Google-Verbindung abholt (Google-Konto-Hilfe, öffnet eine externe Seite in einem neuen Tab)