Inventar
Was die Band alles besitzt: Geräte, Instrumente, Kabel, Cases, Zubehör - mit Anschaffungswert, Seriennummer, Aufbewahrungsort und Kaufbeleg. Dazu die laufenden Kosten, die niemand im Kopf hat: Software-Lizenzen, Versicherungen, Mieten, jeweils mit der nächsten Abbuchung.
Spätestens wenn etwas kaputtgeht, gestohlen wird oder das Finanzamt fragt, zahlt sich das aus. Dann steht da, was es gekostet hat, wann es gekauft wurde und wo der Beleg liegt.
Wem gehört was?
In fast jeder Band gehört ein Teil des Materials der Band und ein Teil einzelnen Mitgliedern. Deshalb trägt jeder Gegenstand einen Eigentümer: entweder die Band oder eine bestimmte Person.
Diese Unterscheidung ist mehr als Ordnung. Sie beantwortet die Frage, was beim Ausstieg eines Mitglieds mitgeht, und sie trennt beim Versicherungsfall das Bandeigentum vom Privatbesitz.
Wird bandeigenes Material ausgemustert oder verkauft, lässt es sich mit einem Klick als Ausgabe in die Finanzen buchen - ohne die Zahlen dort noch einmal abzutippen.
Packlisten für den Auftrittstag
Aus dem Inventar lassen sich Packlisten zusammenstellen - eine für den Clubgig, eine fürs Open Air, eine für die Akustikbesetzung.
Beim Einladen wird die Liste am Telefon durchgegangen und abgehakt. Was noch fehlt, ist damit sichtbar, bevor der Bus losfährt und nicht erst, wenn er am Ziel ist. Wer lieber Papier hat, druckt die Liste als Kontrollzettel aus.
Zusammenspiel mit dem Rack-Planer
Inventar und Rack-Planer greifen ineinander: ein Gerät aus der Rack-Bibliothek lässt sich mit einem Klick ins Inventar übernehmen, statt es dort noch einmal anzulegen.
Und umgekehrt lässt sich die Bibliothek beim Rack-Bau auf das einschränken, was die Band wirklich besitzt - dann plant niemand versehentlich mit einem Gerät, das nur im Katalog existiert.
Schritt für Schritt
- Gegenstand anlegen: Kategorie, Menge, Anschaffungspreis, dazu Seriennummer und Aufbewahrungsort, wo vorhanden.
- Festlegen, wem er gehört - der Band oder einem einzelnen Mitglied.
- Kaufbeleg oder Rechnung direkt am Eintrag hochladen.
- Laufende Kosten als Abo erfassen: Betrag, Abrechnungsrhythmus und nächste Abbuchung.
- Ein Gerät aus der Rack-Bibliothek mit einem Klick übernehmen, statt es zweimal anzulegen.
- Packliste für ein Szenario zusammenstellen und beim Einladen abhaken - oder als Zettel ausdrucken.
- Ausgemustertes oder verkauftes Bandeigentum als Ausgabe in die Finanzen buchen.
Anwendungsfälle
- Vor der Steuererklärung den Gesamtwert des Bandequipments nachsehen.
- Beim Festival-Aufbau die Packliste am Telefon durchgehen und abhaken, was schon im Auto liegt.
- Rechtzeitig sehen, wann sich eine Software-Lizenz automatisch verlängert.
- Nach einem Einbruch der Versicherung sagen, was fehlte, was es gekostet hat und wo der Beleg liegt.
- Beim Ausstieg eines Mitglieds klären, welches Material der Band gehört und welches ihm.