Gigs

Drei Reiter: Übersicht, Auftritte, Orte

Der Bereich beginnt mit einer Übersicht: eine Zeile Kennzahlen - bestätigte Auftritte im laufenden Jahr, offene Anfragen, laufende Bewerbungen, die bestätigte Gage -, darunter der nächste Auftritt mit allem, was daran noch offen ist, und die Terminvorschläge, auf die die eigene Antwort noch fehlt.

Der zweite Reiter ist die Liste aller Auftritte, nach Monaten gruppiert und nach Stand filterbar, mit einem Schalter für die vergangenen. Der dritte sind die Orte.

Filtern und Suchen geht ohne Warten: die Seite hat die anstehenden Auftritte schon dabei. Bei den vergangenen hört das irgendwann auf - nach zehn Bandjahren sind das hunderte Abende, durch die niemand scrollt. Der Schalter zeigt deshalb die letzten Jahre, und darunter steht, wie viele ältere es noch gibt, mit einem Link auf eben diese. Die Zahlen an den Filtern zählen weiterhin alles.

Anfrage, Option, Zusage: der Weg eines Auftritts

Ein Eintrag trägt immer einen Stand: von der Anfrage über die Bewerbung bis zur Zusage - oder, wenn nichts daraus wird, zur Absage. Der Stand ist kein Etikett zur Zierde, sondern entscheidet mit, wo der Auftritt auftaucht: nur zugesagte Auftritte erscheinen auf der öffentlichen Bandseite, und in der Übersicht lässt sich nach dem Stand filtern, wenn nur die wirklich feststehenden Termine interessieren.

Solange nichts entschieden ist, darf ein Eintrag mehrere Terminvorschläge tragen. Das ist der Normalfall bei einer Anfrage: der Veranstalter nennt zwei oder drei Wochenenden und fragt, was passt. Alle Vorschläge stehen nebeneinander, jeder mit eigener Rückmeldung aus der Band. Entscheidet sich der Veranstalter, bleibt der gewählte Termin übrig und die anderen fallen weg - ohne dass der Eintrag neu angelegt werden muss.

Entschieden wird oben am Auftritt: Solange eine Anfrage offen ist, steht dort ein Kasten mit genau zwei Knöpfen - zusagen oder absagen. Mit der Zusage wird aus der Anfrage ein bestätigter Auftritt; stehen mehrere Termine zur Auswahl, wird vorher der gewählte angegeben. Ab da fragt der Eintrag nach dem, was es vorher nicht zu wissen gab: Uhrzeiten, Gage, Kosten. Die Band bekommt die Zusage als Benachrichtigung, und die automatische Aufgabe „Anfrage beantworten“ ist damit erledigt.

Eine Absage löscht die Anfrage nicht - nach einer Rückfrage bekommt sie den Stand „Abgesagt“ und bleibt so für Verlauf und Auswertungen erhalten, nur der Kalendereintrag verschwindet. Wer mag, trägt dazu noch fest, wer abgesagt hat - die Band selbst oder der Veranstalter - und, als Freitext, warum; beides ist optional. Genauso lässt sich ein bereits bestätigter Auftritt absagen: Status einfach auf „Abgesagt“ umstellen.

Kommt die Anfrage per Mail und ist das Postfach der Band eingerichtet, geht es noch kürzer: die App erkennt eine Buchungsanfrage und bietet an, daraus in zwei Schritten Kontakt und Anfrage zusammen anzulegen - Termin und Nachricht sind dabei schon ausgefüllt.

Wer kann an welchem Termin?

Zu jedem Terminvorschlag lässt sich pro Bandmitglied festhalten, ob es kann, nicht kann oder nur zur Not. Damit ist die Frage „welches Wochenende nehmen wir?“ eine Sache von einem Blick statt einer Rundmail - gerade dann, wenn drei Termine im Raum stehen und sechs Leute antworten müssen.

Wer im Kalender eine Abwesenheit eingetragen hat, muss dafür nichts extra tun: die App erkennt die Überschneidung selbst und markiert die betroffenen Termine mit einem Vermerk. Eine gemeldete Urlaubswoche wirkt sich damit automatisch auf jede Anfrage aus, die in diese Woche fällt.

Wer noch nicht geantwortet hat, sieht das schon beim Öffnen der App: das Dashboard listet jeden offenen Terminvorschlag mit den drei Antwortknöpfen direkt daneben - ohne dass dafür erst der Auftritt geöffnet werden muss.

Und wer trotzdem nachhaken muss: oben rechts an jedem Auftritt, jeder Probe und jedem Termin steht „Teilen“. Der Knopf schlägt eine Nachricht vor - „Ich brauch hier noch deine Rückmeldung:“, der Titel mit Datum und ein Link - die sich vor dem Abschicken ändern lässt. Auf dem Telefon öffnet „Teilen …“ das gewohnte Menü mit WhatsApp, Signal und Co., am Rechner gibt es WhatsApp und Kopieren. Der Link führt Bandmitglieder direkt zum Auftritt und stellt dabei die richtige Band ein; wer im Browser nicht angemeldet ist, meldet sich an und landet danach trotzdem dort. Außenstehende sehen über den Link nichts.

Eigene Felder: was eure Band festhalten will

Keine zwei Bands führen dieselben Angaben an einem Auftritt. Die eine will wissen, ob der Split analog oder digital ist, die nächste, ob Catering zugesagt wurde, die dritte, wie viele Gästelistenplätze es gibt. Statt all das fest einzubauen, legt jede Band ihre eigenen Felder an - in den Bandeinstellungen unter „Gig-Felder“.

Ein Feld bekommt eine Beschriftung und einen Typ: eine Zeile Text, ein längerer Text, eine Zahl, ein Datum, ein Ja/Nein-Häkchen oder eine Auswahl aus festen Werten. Dazu auf Wunsch eine kurze Erklärung, die klein unter dem Feld steht. Die Reihenfolge bestimmt ihr selbst; so steht am Auftritt oben, was euch am wichtigsten ist.

Ausgefüllt werden die Felder am Auftritt selbst - schon bei der Anfrage, nicht erst nach der Zusage. Und sie bleiben nicht in der App: was ausgefüllt ist, steht auch im Kalendereintrag, den die App nach Google und ins Kalender-Abo schreibt.

Anlegen und ändern dürfen die Felder die Verwalter der Band; ausfüllen darf sie jede Person, die Auftritte bearbeiten kann. Wird ein Feld gelöscht, verschwinden auch die Werte, die daran hängen - die Rückfrage sagt vorher, wie viele Auftritte das betrifft.

Der Auftritt auf einen Blick

Ganz oben am Auftritt steht ein Überblick: Termin mit Wochentag, Treffpunkt und Spielzeit, die Spieldauer, die Gage - und, wenn Kosten dagegenstehen, was der Band davon bleibt. Der Ort ist antippbar und führt in die Karte, weil man vor Ort die Anfahrt startet und keine Adresse abschreibt.

Das ist die Antwort auf die Frage, wegen der man einen Auftritt am Auftrittstag überhaupt aufmacht - und sie steht auf dem Telefon da, ohne dass man scrollen muss. Solange noch nichts entschieden ist, zeigt derselbe Überblick die Terminvorschläge statt eines festen Datums.

Darunter liegt das Formular, in Abschnitte geteilt: Grunddaten, Termin und Ort, Ansprechpartner, Verfügbarkeit, Zeitplan, Gage und Kosten, eigene Felder. Was gerade nicht gebraucht wird, lässt sich zuklappen; nach der Zusage startet die Verfügbarkeit von selbst zugeklappt, weil die Frage dann beantwortet ist. Gespeichert wird durchgehend von selbst - auch aus einem zugeklappten Abschnitt heraus.

Umwandeln und Löschen liegen zugeklappt am Seitenende unter „Weitere Aktionen“: zwei seltene und nicht umkehrbare Eingriffe, die nicht mit dem Gewicht eines Eingabefeldes offen herumstehen sollen.

Zeitplan und Daysheet

Im Formular jedes Auftritts steht der Abschnitt „Zeitplan“: der Ablauf des Abends als Folge von Programmpunkten. Ein Punkt besteht aus einem Titel, einer optionalen Beschreibung und einer Uhrzeit - mit Ende, wo es eins gibt, etwa beim Soundcheck von 17:00 bis 17:45. Gespeichert wird wie im übrigen Formular von selbst.

Treffpunkt und Spielzeit sind keine eigenen Felder mehr, sondern Punkte dieses Plans: bei jedem Punkt lässt sich wählen, ob er als Treffpunkt, als Spielzeit (Set) oder als gewöhnlicher Programmpunkt zählt. Daraus entstehen die Uhrzeiten, die überall sonst gebraucht werden - der Überblick oben am Auftritt, der Kalendertermin vom Treffpunkt bis zum Ende des Sets, die Abfahrtszeiten der Fahrgemeinschaft und die Setlänge.

Ein neuer Auftritt fängt nicht bei null an: sein Zeitplan beginnt mit der Vorlage der Band. Ohne eigene Vorlage sind das Treffpunkt, Soundcheck und Stage Time. Welche Punkte das sind und welcher davon Treffpunkt und Spielzeit ist, legen die Verwalter in den Bandeinstellungen unter „Zeitplan-Vorlage“ fest - ohne Uhrzeiten, denn die sind an jedem Abend andere.

Am Auftritt ist danach alles frei: Uhrzeiten eintragen und ändern, Punkte mit den Pfeilen verschieben oder auf einen Klick nach Uhrzeit sortieren, weitere hinzufügen - Catering, Einlass, Gästeliste abgeben, Abbau.

Der Zeitplan steht auch im Kalender: als Text in der Beschreibung des Termins, in Google, iCloud und im Kalender-Abo.

Für den Tag selbst gibt es das Daysheet: ein PDF mit Termin, Ort, Ansprechpartnern und dem Zeitplan auf einer Seite - zum Ausdrucken, oder zum Weiterschicken an Technik und Veranstalter.

Ohne Netz: die Auftritte offline

Im Keller des Clubs, im Proberaum ohne Empfang oder auf der Autobahn zwischen zwei Funklöchern steht die Frage, wann Soundcheck ist, genauso. Deshalb legt die App die Auftritte auf dem Gerät ab, solange Verbindung da ist - von selbst, ohne dass jemand etwas einschalten muss.

Fehlt das Netz, führt jeder Aufruf im Dashboard zur Offline-Ansicht: die anstehenden Auftritte und die der letzten zwei Wochen, je mit Termin oder Terminvorschlägen, Ort, Treffpunkt und Spielzeit, Zeitplan, Ansprechpartnern, Beschreibung und den eigenen Feldern der Band. Wer gerade auf einem Auftritt war, landet direkt bei diesem; hat er eine Setlist, führt ein Tipp zu ihr (siehe Songs & Setlists). Auf einer schon offenen Seite erscheint oben ein Hinweis mit dem Weg dorthin.

Die Ansicht ist nur zum Lesen, und oben steht, von wann die Kopie ist. Geändert wird weiterhin mit Verbindung - was dann gilt, entscheidet der Server, nicht das Telefon. Ist die Kopie älter als 30 Tage, zeigt die App sie gar nicht mehr an: ein Zeitplan von vor einem Monat, der aussieht wie ein aktueller, ist schlimmer als keiner.

Gage, Kosten und Verfügbarkeiten liegen bewusst nicht auf dem Gerät, ebenso wenig die Anhänge. Wer die Gigs nicht sehen darf, bekommt keine Kopie, und beim Abmelden wird sie gelöscht - auch auf einem geteilten Gerät liest danach niemand mehr die Auftritte der Band.

Alles zum Auftritt an einer Stelle

Nach der Zusage füllt sich der Eintrag mit dem, was am Auftrittstag zählt: Adresse und Anfahrt, Gage und Kosten, wer vor Ort Ansprechpartner ist, welche Technik gestellt wird und was die Band selbst mitbringt.

Was der Auftritt kostet, steht in einer Liste: jede Position mit Zweck, Betrag und Art - Techniker oder Sonstiges. Beim Abrechnen landet jede Art auf ihrem eigenen Konto, ohne dass jemand das von Hand zuordnen müsste; was nach Abzug der Kosten von der Gage übrig bleibt, ist das, was die Band unter sich aufteilt.

Dazu kommen Anhänge - Vertrag, Stageplan, Rider, Ablaufplan. Sie liegen am Auftritt und nicht in einem Chatverlauf, in dem sie zwei Wochen später niemand mehr findet. Am Rechner genügt es, die Datei aus dem Ordner auf das Feld zu ziehen; der Umweg über den Auswahldialog bleibt für alle, die ihn lieber gehen. Das gilt überall in der App, wo eine Datei gefragt ist - Belege, Noten, Bilder.

Und wenn etwas zu klären ist, wird direkt am Auftritt kommentiert. Wer dabei mit @ ein Bandmitglied erwähnt, löst für diese Person automatisch eine Aufgabe aus, die zurück zum Kommentar führt - eine Frage im Kommentar geht damit nicht unter.

Orte: die Karte und wo ihr euch beworben habt

Die Orte, an denen die Band spielt oder regelmäßig hinfährt: Locations, Festivalgelände, Vereinsheime, wiederkehrende Feste. Jeder mit Adresse, Kategorie und - das ist der eigentliche Zweck - einem Bewerbungsstand: von der bloßen Idee über die abgeschickte Bewerbung bis zu Zusage oder Absage. Damit wird aus der Ortsliste zugleich die Übersicht, wo ihr schon angefragt habt und wo noch nicht.

Darüber liegt die Karte, und zwar mit allem zusammen: die Auftritte in der Farbe ihres Stands, die Orte in der Farbe ihres Bewerbungsstands, dazu als eigene Ebenen die Anschriften der Bandmitglieder und der Proberaum. Was davon zu sehen ist, schaltet ihr einzeln um; vergangene Auftritte lassen sich ausblenden.

Ein Ort ist mehr als eine Notiz. Weil die Adresse hinterlegt ist, lässt sich ein Ort am Auftritt einfach auswählen - die Adresse wird übernommen, statt sie jedes Mal neu einzutippen. Und die Auftritte, die dort schon stattgefunden haben, stehen am Ort selbst.

Von der Entfernung zur Abrechnung

Überall dort, wo eine Adresse hinterlegt ist, erscheint eine kleine Karte: am Auftritt, am Ort, beim Proberaum und bei der Anschrift eines Mitglieds. Kein Wechsel in ein anderes Programm, um zu sehen, wo man eigentlich hinfährt. Die Anfahrt lässt sich vorher ausrechnen - das beantwortet die Frage, die vor der Zusage oft im Raum steht: lohnt sich der Auftritt, wenn die Anfahrt zweieinhalb Stunden dauert?

Aus der berechneten Entfernung wird die Kilometerpauschale, die im Finanzbereich unter Kilometer je Person zusammengezählt wird. Damit auch die Fahrten zur Probe zählen, gehört die Adresse des Proberaums hinterlegt - sie steht im Bandbereich unter den Fahrtwegen. Und weil gerechnet wird, von wo aus jemand losfährt, brauchen auch die Mitglieder ihre Anschrift in der Besetzung.

Das ist die Rechnung für den Normalfall. Wo ein Abend anders lief, steht am Auftritt selbst eine Fahrkostenabrechnung - und wo es sie gibt, gilt sie: der Finanzbereich rechnet für diesen Auftritt dann nicht mehr selbst, sondern übernimmt ihre Zahlen.

Fahrgemeinschaften: gemeinsam anreisen

Bei einer bestätigten Zusage lässt sich festhalten, wer gemeinsam anreist: ein Treffpunkt - der Proberaum, die Anschrift eines Bandmitglieds oder ein frei eingegebener Ort - und die Teilnehmer, vorbelegt mit denen, die laut Verfügbarkeit ohnehin dabei sind.

Aus Wohnort, Treffpunkt und Auftrittsort rechnet die App die Fahrzeiten aus und zeigt daraus je Teilnehmer, wann er von zuhause losfahren muss und wann die Gruppe am Treffpunkt losfährt - zurückgerechnet vom Treffpunkt im Zeitplan des Auftritts, damit niemand selbst rechnen muss. Auf der Karte stehen die Strecken gleich mit dabei.

Wer sich nicht festlegen will, wo man sich trifft, lässt sich einen Vorschlag machen: die App vergleicht den Proberaum und die Wohnorte der ausgewählten Teilnehmer und empfiehlt den Treffpunkt, an dem die Gruppe insgesamt am wenigsten Fahrzeit hat. Mehrere Fahrgemeinschaften nebeneinander sind möglich, wenn nicht alle vom selben Ort aus starten. Wer schon in einer sitzt, steht in den anderen nicht mehr zur Wahl, und jede zählt mit, wie viele Leute sie gerade hat - damit niemand doppelt verplant wird und keine zehn Leute im Neunsitzer landen.

Die Fahrgemeinschaft plant - abgerechnet wird woanders, im Reiter „Fahrkosten“ am Auftritt. Das ist Absicht: wer bei wem mitfährt, entscheidet sich vorher, und wer am Ende was bekommt, hinterher.

Transport: womit ihr hinfahrt

Bei einem bestätigten Auftritt steht unter „Planung“ der Bereich „Transport“. Dort bietet jeder seine Fahrt an - mit Abfahrtszeit, Startadresse und Plätzen -, und die übrigen tragen sich als Mitfahrer ein oder werden zugeordnet. Wer noch nirgends sitzt, steht in einer eigenen Spalte daneben und lässt sich von dort in eine Fahrt ziehen.

Zu jeder Fahrt gehört ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark: der Sprinter, der 9-Sitzer, der Mietwagen, das Privatauto. Die Plätze kommen dann aus dem Fahrzeug, bleiben aber änderbar - wer den Sprinter nimmt und trotzdem nur zu viert fährt, trägt vier ein. Wird ein Anhänger gebraucht, hängt er an genau der Fahrt, die ihn zieht.

Ganz oben steht, was dabei herauskommt, in Sätzen statt in Zahlen zum Selbstaddieren: womit gefahren wird, wie viele Plätze das zusammen sind und wie viele mitwollen. Fehlen Plätze, steht das als Hinweis da; ebenso, wenn ein Anhänger eingeplant ist, dessen Zugfahrzeug keine Anhängerkupplung hat. Das sind ruhige Hinweise und keine Fehler - es ist eine Planung, und bis zum Auftritt darf sie unfertig sein.

Auch der Transport plant nur. Was die Fahrt am Ende wert ist, steht im Reiter „Fahrkosten“ daneben, und die beiden bleiben getrennt: hier wird entschieden, wer mit welchem Auto fährt, dort wird hinterher abgerechnet.

Fahrkosten: was am Ende jeder bekommt

Am bestätigten Auftritt steht ein eigener Reiter „Fahrkosten“. Er listet auf, wer zum bestätigten Termin zugesagt hat, und rechnet je Person aus, was an Kilometern zusammenkommt. Die Liste ist dabei ein Vorschlag und kein Gesetz: wer trotzdem gefahren ist, lässt sich hinzunehmen, und wer mitgefahren ist, auf null setzen.

Je Person wird gewählt, wie sie gefahren ist: direkt von zuhause zum Auftrittsort, oder über den Proberaum - weil die Band sich dort trifft und die Technik einlädt. Die Vorgabe für den Rückweg ist dann ebenfalls der Weg über den Proberaum, denn was dort eingeladen wurde, muss auch wieder ausgeladen werden; wer stattdessen direkt heimfährt, stellt das um. Und wer einen Umweg hatte, trägt seine Kilometer einfach von Hand ein - sie bleiben als Handeingabe gekennzeichnet und bekommen auf Wunsch eine kurze Begründung.

Jede Fahrt steht dabei mit ihren Teilstrecken da - Start, Zwischenhalt, Ziel, Kilometer - und mit einem Kartenlink auf genau diese Punkte, mit dem sich die Zahl nachprüfen lässt. Die verwendeten Adressen werden mit der Abrechnung festgehalten: zieht jemand um oder wechselt die Band den Proberaum, erklärt eine alte Abrechnung ihre Zahl weiterhin.

Mit „Abrechnung abschließen“ wird zusätzlich der Kilometersatz festgeschrieben. Eine spätere Erhöhung in den Bandeinstellungen ändert damit nichts mehr an dem, was schon abgerechnet ist. Abschließen und wieder öffnen darf die Bandleitung; die eigene Angabe macht jedes Mitglied selbst, fremde Angaben ändert nur die Bandleitung.

Ohne hinterlegten Kartenschlüssel wird nichts automatisch berechnet - die Handeingabe trägt die Abrechnung dann allein.

Ein Hinweis, der hierher gehört: das ist eine nachvollziehbare Aufstellung gefahrener Kilometer, kein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch. Wer die Zahlen in der Steuererklärung verwenden will, spricht vorher mit seinem Steuerberater.