Finanzen

Warum jede Buchung zwei Konten hat

Eine Buchung besteht hier immer aus zwei Seiten: Geld kommt von irgendwo und geht irgendwohin. Die Gage vom Sommerfest geht vom Konto „Gagen“ in die Bandkasse. Der neue Mikrofonständer geht aus der Bandkasse auf das Konto „Equipment“. Legt jemand privat aus, geht der Betrag von seinem persönlichen Konto in die Bandkasse - und steht damit als Guthaben da, bis er zurückgezahlt wird.

Der Gewinn: Es kann nichts verschwinden. Jeder Betrag ist an zwei Stellen sichtbar, und wer wissen will, wie viel die Band einem Mitglied schuldet, schaut auf dessen Konto - statt in einer Chatnachricht von vor drei Monaten zu suchen.

„Kontenrahmen“ heißt dabei einfach: die Liste aller Konten, die diese Band führt. Wer keine Buchhaltung gelernt hat, braucht am Anfang genau drei - Bandkasse, Gagen, und ein Konto je Mitglied. Alles Weitere kommt dazu, wenn es gebraucht wird.

Am Anfang: was schon in der Kasse liegt

Kaum eine Band fängt bei null an. Meist liegt schon etwas in der Kaffeekasse, wenn jemand beschliesst, das jetzt ordentlich zu führen. Dafür gibt es beim Buchen die Art „Kassenanfangsbestand“: Betrag und Datum eintragen, fertig - ein Konto ist nicht zu wählen, weil beide Seiten feststehen.

Wichtig ist, was er *nicht* ist: eine Einnahme. Das Geld war nie erwirtschaftet, es lag schon da. Als Gage oder sonstige Einnahme gebucht, stünde in jeder Auswertung für immer ein Ertrag, der zu keinem Auftritt gehört, und jede Jahressumme wäre um diesen Betrag falsch. Der Anfangsbestand läuft deshalb auf ein eigenes Konto „Kassenanfangsbestand“ (Eigenkapital), das die Auswertungen bewusst nicht mitzählen - der Kassenstand stimmt, die Einnahmen bleiben ehrlich.

Vormerken lässt er sich nicht: er beschreibt, was zu einem Zeitpunkt schon da war, und eine vorgemerkte Buchung zählt nicht in den Saldo.

Die fünf Bereiche

Die Übersicht ist die Startseite: aktueller Kassenstand, die zuletzt gebuchten Beträge, was noch vorgemerkt ist, und Diagramme über den gewählten Zeitraum. Jede Zeile führt in das Konto, auf dem sie steht.

Unter Konten stehen links alle Konten und rechts das Kontoblatt des ausgewählten - also jede einzelne Buchung darauf, nach Monaten gruppiert und mit laufendem Saldo. Die Liste lässt sich nach Kontoart eingrenzen (Ertrag, Aufwand, Schuld); Konten ohne Bewegung im Zeitraum stehen zugeklappt darunter, die Bandkasse immer. Jedes Kontoblatt lässt sich für sich als CSV oder PDF ausgeben.

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg - die Quittung, die Rechnung, ein Foto vom Kassenzettel. Er kann gleich beim Buchen mit, muss aber nicht: Im Kontoblatt hängt man ihn an jede Zeile auch nachträglich an, tauscht ihn aus oder nimmt ihn wieder ab, ohne die Buchung zu löschen. Auf dem Telefon öffnet sich dafür direkt die Kamera - und die gewählte Datei steht gleich klein neben dem Feld, ein Klick zeigt sie groß: ob das Foto scharf ist und die richtige Seite zeigt, sieht man so, bevor die Buchung damit steht.

Hat die Band unter Anbindungen eine KI (Claude, ChatGPT oder Gemini) mit eigenem Schlüssel eingerichtet, liest die App den Beleg beim Auswählen gleich aus: Bezeichnung, Betrag, Datum, Einnahme oder Ausgabe und ein passendes Konto aus dem Kontenrahmen stehen danach als Vorschlag im Formular - nur in Feldern, die noch leer waren, und mit dem Hinweis, was übernommen wurde. Gebucht wird erst auf Knopfdruck; wer den Zettel in der Hand hat, prüft die Zahl. Ein Foto, das keine Rechnung ist, sagt das Formular auch.

Belege sammelt, was im Kontoblatt verstreut liegt: jede Buchung mit Beleg im Zeitraum, mit Vorschaubild, der Buchung dahinter im Klartext („4100 Equipment an 1000 Bandkasse“) und dem Sprung ins Kontoblatt. Wer die Quittungen eines Quartals für die Steuer zusammensucht oder dem Kassenprüfer zeigen will, was hinter einer Ausgabe steckt, findet sie hier - und kann jeden Beleg dort auch ersetzen oder abnehmen.

Shows ist die Abrechnung einzelner Auftritte, Kilometer die Fahrtkostenpauschale je Person. Beide sind unten eigens beschrieben.

Über allem steht die Wahl des Zeitraums: ein Jahr, wahlweise auf ein Quartal eingegrenzt. Alle fünf Bereiche zeigen danach denselben Zeitraum, und ein weitergegebener Link zeigt der anderen Person genau dieselbe Auswertung.

Umsatzsteuer und Steuernummern

Ob die Band Umsatzsteuer ausweist, entscheidet sie einmal unter Band → Steuer: Kleinunternehmer (§ 19 UStG, der Normalfall und die Vorgabe) oder regelbesteuert. Beim Kleinunternehmer bleibt alles wie gehabt - keine Steuer auf Rechnungen, kein Vorsteuerabzug, der § 19-Hinweis auf dem Blatt.

Regelbesteuert fragen Buchung, Angebot und Rechnung nach dem Steuersatz. Bei der Buchung ist der Betrag brutto, wie er auf dem Beleg steht; die Steuer wird herausgerechnet und je Satz auf ein eigenes Konto gebucht - Vorsteuer 7 % und 19 % bei Ausgaben, Umsatzsteuer 7 % und 19 % bei Einnahmen. Ein gemischter Kassenzettel nennt seine Anteile: so viel zu 19 %, so viel zu 7 %, der Rest steuerfrei. Die Bandkasse sieht in jedem Fall den vollen Betrag.

Auf Angebot und Rechnung ist die Gage netto; das Blatt weist Netto, Steuer und Brutto aus, der GiroCode trägt das Brutto. Die Show-Abrechnung folgt der gestellten Rechnung: die Gage geht netto auf das Gagenkonto, die Steuer auf das Umsatzsteuerkonto, in die Kasse kommt das Brutto. Ein Wechsel der Einstellung ändert bestehende Buchungen und Rechnungen nicht.

Unter Band → Steuer stehen außerdem Steuernummer und USt-IdNr. der Band - zum Nachschlagen, wenn ein Veranstalter danach fragt. Sind sie hinterlegt, bietet das Rechnungsformular an, sie zusammen mit dem Bandnamen in die Fußzeile jeder Seite zu setzen (voreingestellt an). Die Fußzeile wird beim Stellen in die Rechnung übernommen: ändert die Band später ihre Nummern, bleibt eine gestellte Rechnung, wie sie war. Wie Bankverbindung und Steuernummer der Rechnungssteller liegen beide Nummern nur verschlüsselt in der Datenbank.

Buchungen aus einer Tabelle einspielen

Die meisten Bands führen ihre Kasse vorher irgendwie anders - meist als Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Excel. Dieser Bestand muss nicht abgetippt werden: unter Finanzen steht neben „Neue Buchung“ ein „Importieren“, und dahinter nimmt die App eine Excel- oder CSV-Datei mit sieben Spalten entgegen - Buchungsdatum, Belegnummer, Buchungsart, Konto, Betrag, Steuerschlüssel, Buchungstext. Eine Zeile ist dabei eine ganze Buchung; die Gegenseite ergibt sich aus der Buchungsart, genau wie im Formular.

Wer noch keine passende Datei hat, lädt im selben Fenster eine Vorlage herunter - als Excel oder als CSV, mit Beispielzeilen und den Konten dieser Band auf einem zweiten Blatt. Sie ist so gebaut, dass sie unverändert wieder durch den Import kommt: überschreiben, hochladen, fertig.

Gebucht wird erst auf ausdrückliche Bestätigung. Vorher steht Zeile für Zeile da, was entstehen würde, und bei jeder fehlerhaften Zeile im Klartext, was ihr fehlt - mit der Zeilennummer, wie die Tabellenkalkulation sie am Rand zeigt. Eine Datei mit Fehlern läuft nicht von selbst teilweise durch: wer den Rest trotzdem buchen will, setzt dafür einen Haken.

Kontonamen, die es in der Band noch nicht gibt, landen in einem eigenen Schritt davor. Dort wird je Name ein vorhandenes Konto gewählt oder ein neues angelegt - geraten wird nichts. „Fahrt“ trifft „Fahrt & Transport“ eben nicht, und ein falsch gebuchter Beleg fällt erst am Jahresende auf.

Ein Import lässt sich als Ganzes wieder zurücknehmen: Alle Buchungen aus derselben Datei gehören zusammen, und ein Knopf im Import-Fenster entfernt sie wieder - wer 400 Zeilen mit dem falschen Jahr eingespielt hat, braucht keine 400 Löschvorgänge. Dieselbe Zusammengehörigkeit warnt auch, wenn genau dieselbe Datei ein zweites Mal hochgeladen wird.

Bankexporte sind bewusst nicht gemeint: sie haben eigene Spalten, kein Konto und keine Buchungsart. Wer einen hat, bringt ihn in einer Tabellenkalkulation einmal in diese sieben Spalten.

Daueraufträge: was jeden Monat gleich kommt

Der Mitgliedsbeitrag, die Proberaummiete, die Versicherung - Beträge, die jeden Turnus gleich hoch kommen oder gehen. Statt sie jedes Mal von Hand einzutragen, steht unter Finanzen → Daueraufträge einmal die Regel: Einnahme oder Ausgabe, Name, Betrag, Konto, Rhythmus (täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder ein eigener Abstand) und ab wann. Ein Ende kann man setzen, muss man aber nicht - der häufige Fall läuft bis auf Weiteres.

Wird eine Fälligkeit erreicht, legt die App die Buchung von selbst an - aber **vorgemerkt**, nicht gebucht. Das ist Absicht: die App weiß nicht, ob die Bank wirklich überwiesen hat. Eine automatisch gebuchte Zahlung, die in Wahrheit geplatzt ist, macht die Buchhaltung still falsch, und es fällt erst beim Kontenabgleich auf. Die vorgemerkte Buchung steht stattdessen in der Übersicht unter „Vorgemerkt“ und wird mit einem Klick auf „Jetzt buchen“ bestätigt - oder gelöscht, wenn nichts geflossen ist.

Lief die App eine Weile nicht und wäre in dieser Zeit dreimal etwas fällig gewesen, entstehen drei vorgemerkte Buchungen und nicht eine: jede Fälligkeit ist eine eigene Zahlung, und zwei davon wegzulassen hieße, zwei echte Überweisungen zu verlieren. Nicht nachgeholt wird dagegen, was vor dem Anlegen der Regel liegt - den Altbestand bringt der Import herein.

Eine Regel lässt sich anhalten, beenden oder löschen, und die drei bedeuten Verschiedenes. Anhalten heißt: nichts Neues, jederzeit zurückzunehmen; die Pause wird beim Fortsetzen nicht nachgeholt. Beenden heißt: es gab ihn, jetzt nicht mehr - alles, was er erzeugt hat, bleibt stehen. Löschen heißt: den sollte es nie geben - die noch nicht bestätigten Buchungen gehen mit, die schon gebuchten bleiben.

Den Betrag einer Regel zu ändern wirkt nach vorn: was schon im Journal steht, bleibt, wie es war. Bei einer regelbesteuerten Band trägt die Regel einen Steuersatz (19 %, 7 % oder steuerfrei); der Betrag ist dann brutto, und die Steuer wird bei jeder Buchung herausgerechnet. Ein gemischter Satz steht hier nicht zur Wahl - ein Dauerauftrag ist ein fester Betrag für einen Zweck.

Eine Gage abrechnen

Nach dem Auftritt steht die Frage im Raum: 600 Euro sind da, wer bekommt was? Die Show-Abrechnung nimmt genau diese Aufgabe ab. Der Auftritt wird ausgewählt, die Gage steht schon da, und der Anteil, den die Band einbehält, ist frei wählbar - alles, nichts, ein Prozentsatz oder ein fester Betrag („100 Euro für den Proberaum“). Der Rest verteilt sich auf die Mitglieder, die dabei waren.

Aus einem Vorgang entstehen damit alle nötigen Buchungen auf einmal: der Bandanteil in die Kasse, der Rest auf die persönlichen Konten. Niemand muss sechs Einzelbeträge von Hand eintragen und dabei aufpassen, dass die Summe stimmt.

Das Ergebnis ist auf jedem persönlichen Konto nachzulesen - und wer nach einem halben Jahr fragt, was beim Stadtfest hängen geblieben ist, findet die Antwort dort.

Rechnungen und Angebote

Viele Veranstalter wollen eine Rechnung, manche vorher ein Angebot. Beides entsteht hier direkt aus dem Auftritt heraus, mit fortlaufender Nummer und den Angaben des Rechnungsstellers, die einmal hinterlegt werden.

Auf der fertigen Rechnung steht ein Zahlcode zum Einscannen (ein GiroCode, wie ihn Banking-Apps kennen). Der Veranstalter hält sein Telefon davor, statt Kontonummer und Betrag abzutippen - das beschleunigt die Zahlung spürbar.

Fahrtkosten je Person

Wer mit dem eigenen Auto zum Auftritt fährt, kann dafür eine Kilometerpauschale ansetzen. Die App rechnet das aus, wenn die Anschriften der Mitglieder und die Adresse des Auftritts hinterlegt sind - auch für Fahrten zum Proberaum, wenn dessen Adresse eingetragen ist.

Am Jahresende steht damit je Person, wie viele Kilometer zusammengekommen sind und welcher Betrag daraus folgt - eine Angabe, nach der die Steuererklärung ohnehin fragt.

Verschlüsselt gespeichert

Beträge und Buchungstexte, Gage und Kosten eines Auftritts, Rechnungsbeträge, Steuernummer und Bankverbindung liegen in der Datenbank nur verschlüsselt. Wer an eine Sicherungskopie oder an den Datenbankserver selbst kommt, sieht dort keine Zahlen - nur, dass es eine Buchung gibt, von wann und auf welchen Konten.

In der App ändert das nichts: Salden, Abrechnungen, Diagramme und PDFs entstehen wie zuvor. Entschlüsselt wird erst, wenn jemand mit Zugriff auf die Finanzen die Seite öffnet.

Wie eine Import-Datei aussehen muss

Der Import nimmt Excel (.xlsx) und CSV (.csv, .tsv, .txt) - erkannt an der Endung. Eine Zeile ist dabei eine ganze Buchung, keine einzelne Buchungszeile: die Gegenseite folgt aus der Buchungsart, genau wie im Formular.

Am schnellsten geht es mit einer Vorlage: im Import-Fenster liegt eine fertige Excel- und CSV-Datei mit Beispielzeilen und den Konten dieser Band zum Herunterladen. Ausfüllen, hochladen, fertig. Wer lieber selbst baut, findet die Spalten hier.

• Die Reihenfolge der Spalten ist egal - zugeordnet wird über die Überschrift in der Kopfzeile. Anders als beim Setlist-Import gibt es hier aber keinen Rückfall auf die Reihenfolge: fehlt die Kopfzeile oder eine Pflichtspalte, gilt die Datei als unvollständig.
• Die Spaltennamen stehen fest auf Deutsch, unabhängig von der eingestellten Sprache - eine Buchhaltungsdatei wandert zwischen Band, Steuerberatung und Tabellenkalkulation. Erkannt wird trotzdem nachsichtig: Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen und ein paar englische Entsprechungen wie „Date“ oder „Amount“ werden verstanden.
• Nur .xlsx, nicht das alte .xls. Bei einer CSV-Datei erkennt die App selbst, ob die Spalten mit Semikolon, Komma oder Tabulator getrennt sind. Höchstens 2 MB und 2000 Zeilen je Datei.
• Ein negativer Betrag wird nicht still umgedreht, sondern gemeldet - eine Datei, in der Ausgaben mit Minus stehen, meint mit der Buchungsart womöglich etwas anderes als die App.
• Ein Import lässt sich als Ganzes wieder zurücknehmen: ein Knopf im Import-Fenster entfernt alle Buchungen derselben Datei auf einmal wieder.