Band und Besetzung

Die Besetzung

Jedes Mitglied steht mit Namen und Instrument in der Besetzung. Diese Liste ist es, die an vielen Stellen wieder auftaucht: bei der Frage, wer an einem Termin kann, bei der Verteilung einer Gage, und - wenn die Band es will - auf der öffentlichen Website.

Zusätzlich lässt sich eine Anschrift hinterlegen. Sie dient allein der Fahrtkostenrechnung: von dort aus wird die Entfernung zum Auftrittsort ermittelt. Auf der öffentlichen Website erscheint sie nie - dort stehen nur Name und Instrument.

Scheidet jemand aus, wird das Mitglied auf ausgeschieden gesetzt statt gelöscht. Vergangene Auftritte und Abrechnungen bleiben damit nachvollziehbar, und aus der öffentlichen Besetzung verschwindet die Person trotzdem.

Zugang und Besetzung verknüpfen

Besetzung und Zugänge sind zwei verschiedene Listen: In der Besetzung steht, wer mitspielt - auch die Aushilfe, die sich nie anmeldet. Unter Zugängen steht, wer sich anmelden kann. Wo es dieselbe Person ist, wird beides miteinander verknüpft: Unter Zugängen steht neben jedem Konto ein Auswahlfeld mit den Einträgen der Besetzung.

Erst diese Verknüpfung beantwortet die Frage „wer bin ich in dieser Band?“ - und daran hängt, was die persönliche Oberfläche als das Eigene erkennt: die eigenen Aufgaben, die eigenen Termine, die eigene Gage. Sie wird je Band getroffen, weil dieselbe Person in der einen Band als „Steffi“ und in der anderen als „Stefanie Wolf“ geführt sein kann.

Wer eine Band gründet oder über eine Einladung dazukommt, ist von selbst verknüpft: mit dem Eintrag, für den die Einladung gedacht war, sonst mit einem freien Eintrag, dessen Vorname passt - „Lukas“ landet also bei „Lukas Schmidt“, statt einen zweiten Eintrag zu bekommen. Neu angelegt wird nur, wenn nichts Freies passt. Nachzutragen ist nur, wo jemand in der Besetzung ganz anders heißt oder wo zwei Personen denselben Vornamen tragen. Ohne Verknüpfung wird weiterhin über den Vornamen geraten; die Besetzung zeigt an jedem Eintrag, welcher Zugang dazugehört, und die persönliche Übersicht sagt, wo noch geraten wird.

Ein Eintrag der Besetzung gehört höchstens einem Zugang: Wird er einem zweiten gegeben, verliert ihn der erste - sonst bekämen zwei Konten dieselbe Gage gutgeschrieben.

Andere einladen

Der kürzeste Weg steht bei den Zugängen: unter „Person einladen“ die E-Mail-Adresse eintragen und die Rolle wählen. Was danach passiert, entscheidet die Adresse - nicht die Person, die einlädt.

Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, ist die Person sofort dabei; einen Code braucht sie nicht. Sie erfährt davon über die Glocke und per Mail, in der auch steht, wer sie hinzugefügt hat und wie sie die Band wieder verlassen kann.

Gibt es noch keins, geht eine Einladung mit Registrierungslink hinaus. Der Code steckt darin schon drin, und die Einladung steht so lange als offene Zeile unter den Zugängen, bis sie eingelöst oder zurückgezogen wird. Dieser Weg braucht einen Postausgang der Installation - ohne ihn erreicht eine Einladung niemanden.

Daneben gibt es weiterhin die Einladungscodes: ein Code oder Link, der nicht an eine Adresse gebunden ist und sich in eine Gruppe weiterreichen lässt. Beim Erzeugen wird festgelegt, mit welcher Rolle die eingeladene Person startet, wie lange der Code gilt und wie oft er benutzt werden darf.

Steht die Person schon in der Besetzung, wird sie beim Einladen gleich unter „Für wen in der Besetzung?“ ausgewählt - beim Einladen über die Adresse genauso wie beim Code. Ihr Zugang wird dann genau mit diesem Eintrag verknüpft, egal unter welchem Namen sie sich registriert, und es entsteht kein zweites Mitglied mit eigenem Konto in der Buchhaltung. Ein so gezielter Code gilt für eine Nutzung.

Am schnellsten geht es aus der Besetzung heraus. Schon beim Anlegen eines Eintrags lässt sich neben Name und Instrument eine E-Mail-Adresse eintragen: der Eintrag entsteht, und die Einladung geht gleich verknüpft mit ihm hinaus - wer schon ein Konto hat, ist sofort dabei. Bei jedem Eintrag ohne Zugang steht außerdem ein Feld für die Adresse mit „Einladen“, und daneben der Weg zu den Zugängen, um stattdessen einen Code zu erzeugen. Ist eine Einladung unterwegs, sagt die Zeile das samt Adresse und Ablaufdatum, statt ein zweites Mal einzuladen. Klappt der Versand nicht, etwa weil kein Postausgang eingerichtet ist, bleibt der Eintrag trotzdem stehen, und die Meldung sagt, warum keine Mail rausging.

Welche Module die Band nutzt

Nicht jede Band braucht alles: wer keinen Merch verkauft oder keine Racks plant, will diese Punkte nicht in jeder Navigation sehen. Unter Band → Module steht deshalb ein Schalter je Modul. Abgeschaltet verschwindet ein Modul für alle in der Band - auch für die Verwalter selbst - aus Navigation, Übersicht, Suche und dem Dashboard.

Abschalten löscht nichts. Was im Modul liegt, bleibt erhalten und ist nach dem Einschalten unverändert wieder da. Ruft jemand eine alte Adresse aus dem Modul auf, erfährt er, dass die Band den Bereich abgeschaltet hat - und Verwalter finden dort gleich den Weg zurück zum Schalter.

Zur Wahl steht, was die Installation dieser Band freigegeben hat. Was sie nicht freigibt, steht unter den Schaltern nur zur Kenntnis; darüber entscheidet die Verwaltung der Installation, nicht die Band. Das ist etwas anderes als die Rechte je Mitglied unter Zugängen: dort geht es darum, wer ein Modul sehen oder bearbeiten darf - hier darum, ob es die Band überhaupt benutzt.

Fahrtwege und Proberaum

Unter den Fahrtwegen steht die Adresse des Proberaums. Sie ist der Bezugspunkt für alle Fahrten, die nicht zu einem Auftritt gehen - ohne sie zählen Probenfahrten in der Abrechnung nicht mit.

Zusammen mit den Anschriften aus der Besetzung ergibt das die Grundlage für die Kilometerabrechnung im Finanzbereich.